Daugelyje įmonių valdymo ataskaitos rengiamos taip pat kaip prieš dešimt metų: duomenys eksportuojami iš apskaitos sistemos, kopijuojami į Excel, rankiniu būdu sutvarkomi, sujungiami su pardavimų ir banko duomenimis ir galiausiai išsiunčiami vadovybei. Tai trunka dienas, priklauso nuo vieno žmogaus ir beveik visada turi klaidų.
Finansų ataskaitų automatizavimas pakeičia šį procesą. Duomenys surenkami automatiškai, skaičiavimai atliekami pagal aiškias taisykles, o vadovybė ataskaitas gauna tą pačią dieną, kai uždaromas mėnuo, arba net kasdien.
Šis puslapis skirtas valdymo ataskaitoms ir prognozėms. Jei jus domina buhalterinių dokumentų įvedimo automatizavimas, žr. apskaitos automatizavimas su Odoo.
Požymiai, kad laikas automatizuoti
- Mėnesio rezultatus vadovybė sužino tik po 15 ar daugiau dienų.
- Ataskaitos rengimas užima finansų specialistui kelias dienas kiekvieną mėnesį.
- Skirtingi žmonės tą patį rodiklį skaičiuoja skirtingai.
- Pinigų srautų prognozė atnaujinama retai, nes tai per daug darbo.
- Kai ataskaitą rengiantis žmogus atostogauja, ataskaitos tiesiog nėra.
- Vadovai prašo naujų pjūvių (pagal klientą, projektą, regioną), bet finansų komanda nespėja.
Ką automatizuojame
Valdymo ataskaitos. Pelno (nuostolio) ataskaita pagal padalinius, projektus, produktų grupes ar klientus. Palyginimas su biudžetu ir praėjusiais metais, nukrypimų paaiškinimai, bendrosios maržos analizė.
Pinigų srautų prognozė. Slenkanti 13 savaičių prognozė, kuri automatiškai atnaujinama iš banko likučių, gautinų ir mokėtinų sumų bei planuojamų mokėjimų. Prognozė rodo, kada gali pritrūkti pinigų, dar prieš tai įvykstant.
KPI suvestinės. Pagrindiniai veiklos rodikliai vienoje vietoje: apyvarta, marža, gautinų sumų apyvartumas, atsargų dienos, pardavimai darbuotojui. Rodikliai skaičiuojami vienodai kiekvieną mėnesį.
Banko ir sistemų integracijos. Banko išrašų importas, duomenų perkėlimas tarp apskaitos, pardavimų, sandėlio ir e. prekybos sistemų. Kuo mažiau rankinio kopijavimo, tuo mažiau klaidų.
Grupės ataskaitos. Ataskaitų paketai patronuojančiai įmonei jos formatu ir terminais, įskaitant sąskaitų plano susiejimą su grupės sąskaitų planu.
Mėnesio uždarymo kontrolės. Automatiniai patikrinimai, kurie aptinka neatitikimus anksčiau: nesuderintas banko operacijas, neįprastus nukrypimus, trūkstamus įrašus.
Kuo skiriamės
Finansų automatizavimo projektai dažnai nepavyksta dėl vienos priežasties: juos vykdo programuotojai, kurie nesupranta finansų, arba finansininkai, kurie negali programuoti. Pirmuoju atveju gaunate techniškai gražų sprendimą, kuris skaičiuoja ne tai, ko reikia. Antruoju – sudėtingą Excel failą su makrokomandomis, kurio niekas kitas negali prižiūrėti.
Mes turime abi kompetencijas: daugiau nei 7 metų CFO patirtį ir daugiau nei 10 metų programavimo patirtį (Python, PHP, JavaScript). Todėl pirmiausia suprantame, kokių sprendimų vadovybė turi priimti ir kokių skaičių tam reikia, o tada patys sukuriame sprendimą. Tarp verslo poreikio ir kodo nėra vertėjo.
Su kokiomis sistemomis dirbame
Dirbame su jūsų naudojama apskaitos ar ERP sistema – per API (programinę sąsają), duomenų bazės prieigą arba reguliarius duomenų eksportus. Ypač gilią patirtį turime su Odoo ERP, įskaitant Lietuvos apskaitos specifiką.
Rezultatą pateikiame jums patogiu formatu: Excel ar Google Sheets failu, interaktyvia ataskaita naršyklėje arba automatiniu el. laišku su pagrindiniais rodikliais.
Kaip veikia automatinė pinigų srautų prognozė
Pinigų srautų prognozė yra vienas naudingiausių ir kartu dažniausiai apleistų finansų įrankių. Rankomis ją atnaujinti sunku, todėl ji pasensta po kelių savaičių. Automatizuota prognozė veikia kitaip:
- Kiekvieną rytą paimami faktiniai banko likučiai.
- Iš apskaitos sistemos paimamos gautinos sumos pagal apmokėjimo terminus. Prognozė įvertina, kaip vėluoja konkretūs klientai, remiantis jų mokėjimų istorija.
- Paimamos mokėtinos sumos tiekėjams, atlyginimai, mokesčiai ir kiti reguliarūs mokėjimai pagal jų kalendorių.
- Pridedami planuojami didesni sandoriai: investicijos, paskolų įmokos, dividendai.
- Rezultatas – savaitinis pinigų likučio grafikas 13 savaičių į priekį su įspėjimu, jei likutis nukrenta žemiau nustatytos ribos.
Vadovas mato ne praėjusio mėnesio situaciją, o tai, kas laukia. Tai leidžia laiku susitarti su banku dėl kredito linijos, paspartinti skolų išieškojimą ar atidėti mokėjimą, kol tai dar nesukelia problemų.
Kaip įvertinti naudą
Automatizavimo naudą verta skaičiuoti trimis kryptimis:
- Sutaupytas laikas. Kiek valandų per mėnesį finansų specialistas skiria ataskaitoms rengti? Šis laikas grįžta analizei ir kitiems darbams.
- Greitesni sprendimai. Kiek kainuoja tai, kad problema pastebima mėnesiu vėliau? Pavyzdžiui, nuostolinga kainodara ar nemokus klientas.
- Mažiau klaidų. Viena klaida valdybai ar bankui pateiktoje ataskaitoje gali kainuoti daugiau nei visas projektas.
Įvertinimo etape kartu su jumis apskaičiuojame, kiek laiko ir rizikos automatizavimas sutaupys, kad sprendimą galėtumėte priimti remdamiesi skaičiais.
Duomenų saugumas ir nuosavybė
- Naudojame tik skaitymo prieigas, kai tai įmanoma.
- Prieigos teisės dokumentuojamos ir panaikinamos baigus projektą.
- Sukurtas sprendimas ir jo kodas priklauso jums. Gaunate dokumentaciją, todėl sprendimą galės prižiūrėti ir kitas specialistas.
Kaip vyksta projektas
- Įvertinimas. Išsiaiškiname, kokių ataskaitų reikia, iš kur ateina duomenys ir kokia jų kokybė. Tai galima atlikti kartu su finansų sveikatos patikra.
- Pasiūlymas su fiksuota kaina. Aprašome rezultatą, terminus ir kainą. Kaina nekinta, jei nesikeičia sutarta apimtis.
- Kūrimas ir testavimas. Sprendimą tikriname su realiais duomenimis ir lyginame su esamomis ataskaitomis, kol skaičiai sutampa.
- Perdavimas. Apmokome naudotojus ir perduodame dokumentaciją.
- Priežiūra (pasirinktinai). Mėnesinė priežiūra, kai keičiasi sistemos, sąskaitų planas ar ataskaitų poreikiai.
Dažnai užduodami klausimai
Kiek trunka projektas?
Paprastas valdymo ataskaitų rinkinys – kelios savaitės. Sudėtingesni projektai su keliomis integracijomis – ilgiau. Tikslų terminą nurodome pasiūlyme.
Ar reikės keisti apskaitos sistemą?
Dažniausiai ne. Automatizuojame esamoje aplinkoje, o sistemos keitimą rekomenduojame tik tada, kai be jo tikslo pasiekti neįmanoma.
Aptarti automatizavimo projektą
Apskaitos automatizavimas su Odoo · Duomenų analitika · Odoo diegimas