Skip to content

Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas (sąskaitų skaitmenizavimas)

Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas – tai procesas, kai automatizuotu būdų, pasinaudojant dirbtiniu intelektu, yra nuskanuojami sąskaitos duomenys. Į sąskaitų faktūrų skaitmeninimo sąvoka gali pakliūti ir sąskaitos išsaugojimas elektroniniu formatu.

Sąskaitų faktūrų skaitmeninimas leidžia kartais pagreitinti apskaitos procesą, nes didžiausią laiko dalį vedant buhalterinę apskaitą užima būtent pirminių apskaitos dokumentų suvedimas į apskaitos programą. Be abejo, tikram apskaitos procesų automatizavimui reikėtų automatizuoti ir kitus procesus, kaip pavyzdžiui, buhalterinių įrašų darymą, mokestinių ataskaitų generavimą, apskaitos darbo organizavimo įrankiai, supaprastinti procesai, lengvas naujų darbuotojų apmokymas ir t.t. (mūsų įmonės sukurta buhalterinė apskaitos programa „Išmani sąskaita” turi visus aukščiau minėtus komponentus).

Apskaitos programa „išmani sąskaita” yra specialiai kurta įmonėms, kurios teikia buhalterinės apskaitos paslaugas, kurių reikalavimai yra didesni, nei apskaitos programų, skirtų vienos ar keleto įmonių apskaitos vedimui. Sąskaitų skaitmeninimo metu dokumentai yra išsaugomi skaitmeniniame formate, kas labai palengvina greitą reikiamo dokumento radimą. Prie kiekvieno dokumento yra galimybė rašyti paklausimus dėl dokumento įmonės vadovui. Dokumentai, kol juose yra neaiškumų, gali būti saugomi atskirame neaiškių dokumentų skyriuje. Dėl to, kilus neaiškumams, nestringa dokumentų suvedimo į apskaitą procesas, su dokumentais, turinčius neaiškumų galima dirbti vėliau. Taip pat apskaitos programa „Išmani sąskaita” turi ypatingai patogų įrankį naujos įmonės pradinių apskaitos likučių suvedimui (tiek ilgalaikio turto, ilgalaikio turto kortelių, tiek kitų didžiosios knygos sąskaitų).

Skaitmenimo ir apskaitos procesas

  • sąskaita yra įkeliama į apskaitos programą pdf ar paveiksliuko formatu;
  • buhalteris dokumentų suvedimo lange mato dokumentą ir nuo jo nuskaitytus duomenis;
  • jei toks tiekėjas jau egzistuoja apskaitoje, suvedimui yra siųlomas paskutinė buvusi operacija;
  • jei tiekėjas naujas, tai naujas tiekėjas suvedamas automatiškai jį parenkant iš siųlomo sąrašo;
  • vizualiai patikrinami duomenys, jei yra neatitikimų, duomenys yra pakoreguojami;
  • jei tiekėjas naujas, parenkama buhalterinė operacija (dvejybinis įrašas);
  • patvirtinamas duomenų suvedimas į apskaitos programą.

Sąskaitų faktūrų skaitmeninimo nauda

  • Reikia keleta kartų mažiau personalo tam pačiam apskaitos dokumentų kiekiui suvesti;
  • Greitas apskaitos duomenų parengimas;
  • Mažesnė klaidų tikimybė;
  • Darbuotojai patiria mažiau įtampos darbo metu, nes procesas daug paprastesnis.